Gestión de compras

Guía de aprendizaje

  • Carles Narváez Brinquis

    Economista. Socio director en Natprod, desde 2015; responsable de operaciones en Smart Nexus, desde 2014; profesor tutor en la UOC, desde 2000. Director de pedidos, compras y logística en Hermes Editora (2003-2014); director de planificación, compras y logística en Iberhospitex (2002-2003) y director de logística en Avon Automotive (2000-2002).

  • Xavier Mas Casanova

    Economista. Director general en AFS, desde 2012; profesor en la UOC de la asignatura de logística, desde 2000; socio director de Smart Nexus Seven, desde 2012. Director de management en Mediform (2001-2012); director de operaciones en Trans Inter (1985-2001). Autor del libro Economiacat y autor del material didáctico de la asignatura Logística para UOC.

  • Isabel María Mariscal

    Consultora de soluciones para empresas de diferentes sectores, con una trayectoria de más de veinte años en el mundo laboral. Respecto a la formación, hay que destacar SEM & IESE Business School e ISEM Fashion Business School.

  • Cristian Castillo Gutiérrez

    Doctor cum laude en Administración y Dirección de Empresas, máster en Ingeniería de Organización Industrial e ingeniero técnico industrial en Electrónica por la UPC. Profesor lector de la UOC, pertenece al grupo de investigación SUMA. Tiene doce años de experiencia en el sector privado como director de Fábrica y Operaciones.

PID_00282957
Segunda edición: septiembre 2021
© de esta edición, Fundació Universitat Oberta de Catalunya (FUOC)
Av. Tibidabo, 39-43, 08035 Barcelona
Autoría: Carles Narváez Brinquis, Xavier Mas Casanova, Isabel María Mariscal, Cristian Castillo Gutiérrez
Producción: FUOC
Todos los derechos reservados
Ninguna parte de esta publicación, incluido el diseño general y la cubierta, puede ser copiada, reproducida, almacenada o transmitida de ninguna forma, ni por ningún medio, sea este eléctrico, mecánico, óptico, grabación, fotocopia, o cualquier otro, sin la previa autorización escrita del titular de los derechos.

Introducción

Las empresas, desde las que tienen el funcionamiento más complicado hasta las que lo tienen más sencillo, necesitan adquirir determinados productos y/o servicios para realizar sus operaciones. La gestión de compras es el conjunto de actividades que hay que realizar en la empresa, destinadas a cubrir y satisfacer sus necesidades con medios exteriores a la misma, teniendo como principal objetivo la eficiencia en el servicio y la reducción del coste.
Una buena gestión de compras, realizada profesionalmente en una empresa, es un imperativo para hacer más competitivas las empresas y es vital para conseguir óptimos resultados económicos, de calidad y de servicio. Este material tratará de presentar a los estudiantes los conceptos fundamentales en la gestión de compras y en la gestión de proveedores.
Se han estructurado los materiales en cinco módulos, a partir de los núcleos temáticos principales, y quedan organizados de la siguiente forma:

  • Módulo 1. Estrategia de compras.

  • Módulo 2. Identificación, evaluación y selección de proveedores.

  • Módulo 3. Gestión de contratos, documental, de stocks, y de la información en compras.

  • Módulo 4. Negociación en compras.

  • Módulo 5. Control económico de la gestión de compras.

En el módulo 1, veremos que la función de compras ha ido evolucionando estos últimos tiempos. Se ha pasado de un modelo tradicional en el que se primaban las relaciones a corto plazo, las innumerables cláusulas contractuales y las negociaciones competitivas, a un modelo donde el valor se obtiene colaborando con los proveedores. Explicaremos la importancia de la gestión de las compras en la empresa. Analizaremos cómo los nuevos tiempos, las tendencias, la globalización y las exigencias de aporte de valor a la empresa exigen nuevas habilidades y conocimientos a los gestores de compras. Veremos que la estrategia de compras ha de estar alineada con la empresa y aprenderemos a diseñar el mejor plan estratégico de compras. Finalizaremos el módulo estudiando las estructuras organizativas del departamento de compras.
En el módulo 2, analizaremos los aspectos de la gestión de compras relacionados con los proveedores. Determinaremos cómo ir a buscarlos, cómo seleccionarlos y posteriormente evaluarlos para ver en qué grado de cumplimiento satisface las expectativas generadas. Estudiaremos las ofertas de los proveedores, y el cambio de contexto actual que nos hace dar prioridades a aspectos distintos al precio, que comportan el fomento de las relaciones a largo plazo con proveedores.
En el módulo 3, nos centraremos en el aspecto contractual que articula la relación con proveedores. Estudiaremos la gestión documental derivada de las compras, y los distintos medios de pago que existen. Nos introduciremos en diversos aspectos relacionados con la gestión de los stocks, su importancia, los tipos que existen, los factores que intervienen en su gestión y sus costes. Terminaremos el módulo con la gestión de la información como parte esencial del proceso de compra, que nos permite tener el conocimiento adecuado para poder tomar decisiones coherentes.
En el módulo 4, trabajaremos la negociación en compras. Iniciaremos el estudio diferenciando los conceptos de negociación y regateo, para posteriormente adentrarnos de lleno en el proceso de la negociación. Trataremos los distintos tipos, estilos, fases, técnicas y tácticas de negociación. Terminaremos analizando las posibles respuestas que deben darse desde el comprador, ante el uso de determinadas tácticas de los vendedores.
En el módulo 5, presentaremos la importancia de la gestión de compras desde el punto de vista económico, estudiando el concepto de rentabilidad. Veremos los instrumentos que nos permitirán determinar si existen desviaciones en los resultados respecto a los objetivos inicialmente marcados, así como ver los ajustes que se consiguen con las acciones correctoras. Trabajaremos y definiremos algunas ratios que nos servirán para el control económico de las compras.

Competencias

Las competencias que hay que alcanzar con el estudio de esta asignatura son:

  1. Establecer la mejor estrategia de compras alineada con los objetivos de la organización.

  2. Analizar información y tomar decisiones de compra.

  3. Establecer mecanismos de búsqueda, selección y evaluación de proveedores y sus ofertas.

  4. Organizar un sistema de desarrollo o de integración de gestión de compras con proveedores.

  5. Identificar y calcular adecuadamente los distintos costes generados en compras.

  6. Gestionar contratos y documentos de compras, y organizar un sistema de información eficiente para compras.

  7. Establecer unos objetivos de negociación realistas y desarrollar una estrategia adecuada.

  8. Preparar y llevar a cabo una negociación de forma profesional.

  9. Construir un cuadro de mandos de compras.

  10. Calcular ratios que permitan realizar un óptimo control económico de la gestión de compras.

Objetivos

El estudio de esta asignatura permitirá al estudiante alcanzar los siguientes objetivos:

  1. Comprender los conceptos de compras y aprovisionamiento.

  2. Conocer las diferentes herramientas para la toma de decisiones en compras.

  3. Establecer un plan estratégico de compras.

  4. Establecer las distintas fuentes para buscar proveedores e identificar los criterios de selección.

  5. Realizar la evaluación de los proveedores para determinar si responden a las expectativas generadas.

  6. Familiarizarse con el proceso de las ofertas: su petición, su evaluación y su selección.

  7. Comprender la importancia estratégica del desarrollo y la integración de los proveedores.

  8. Comprender la importancia de la calidad en compras.

  9. Valorar la importancia de la gestión contractual en la función de compras.

  10. Valorar la importancia de la gestión documental en la función de compras.

  11. Identificar los Incoterms en el comercio internacional y su aplicación.

  12. Determinar la importancia que tienen los stocks y sus costes relacionados.

  13. Valorar la importancia que tiene la información en la gestión de compras.

  14. Calcular el coste integral de compras.

  15. Distinguir entre los conceptos de negociar y regatear.

  16. Identificar los tipos, los estilos y las técnicas de negociación.

  17. Analizar los distintos aspectos de la posición compradora en una negociación.

  18. Determinar las fases de un proceso de negociación.

  19. Comprender las razones por las que una gestión óptima de las compras convierte a esta función en un centro de beneficios para la empresa.

  20. Confeccionar un cuadro de mandos.

  21. Formular y calcular las ratios más significativas en compras.

Contenidos

Materiales didácticos

Para poder desarrollar el curso con las máximas facilidades, ponemos a vuestra disposición todos los materiales didácticos necesarios.
Los materiales didácticos incluyen objetivos, contenidos, actividades, ejercicios de autoevaluación, referencias bibliográficas, etc., es decir, un conjunto de recursos que, correctamente organizados, facilitarán el aprendizaje. Estos materiales didácticos, disponibles en PDF y versión web, se estructuran en:

  • Guía de aprendizaje

  • Módulos didácticos

La guía de aprendizaje es el documento que define la asignatura. Incluye, entre otros recursos, los objetivos que hay que alcanzar, los contenidos sobre los que se trabajará, una explicación sobre los materiales didácticos, las actividades y la evaluación.
Los módulos didácticos vehiculan los contenidos y los recursos necesarios para alcanzar los objetivos de la asignatura. Así, constan de una introducción, objetivos, mapa conceptual, prueba de evaluación inicial, contenidos, resumen, ejercicios con soluciones, casos prácticos y ejercicios de autoevaluación. Especialmente útil es el plan de trabajo, herramienta que facilita al estudiante la planificación de la actividad.

Actividades

A lo largo del curso se desarrollarán diferentes actividades con la finalidad de abordar la comprensión de los conceptos desde diversas metodologías. Los tipos de actividades que se pueden realizar son las siguientes:
Evaluación inicial
Consiste en un cuestionario que permitirá a cada estudiante conocer cuál es el grado de conocimiento de una unidad determinada. Es conveniente, antes de empezar cada unidad, hacer la evaluación inicial, ya que permitirá a cada estudiante ver cuál es su punto de partida y, en consecuencia, el grado de dedicación que va a tener que invertir en la misma. Asimismo, es conveniente, una vez cursada la unidad, repetir el cuestionario para valorar si se han alcanzado todos los objetivos.
Ejercicios
Son una serie de ejercicios que comportan la aplicación de procedimientos o conceptos a situaciones concretas. Se plantean de modo que existe una solución concreta u orientativa del problema, con lo cual, cada estudiante puede llevar a cabo su propia autocorrección, que al mismo tiempo servirá de prueba de autoevaluación.
Caso práctico
Son actividades que implican la puesta en escena de diferentes recursos (procedimientos, conceptos, actitudes) para solucionar una situación global, a semejanza de lo que ocurre en un contexto laboral. Por su naturaleza, puede haber otras interpretaciones igualmente válidas, por lo que requieren una mayor interacción con el profesorado.
Ejercicios de autoevaluación
Son ejercicios a modo de examen, que permiten valorar el grado de adquisición de los objetivos de la unidad trabajada, el grado de asimilación de los conceptos tratados, así como de la capacidad de relacionarlos entre sí. Al disponer de la solución, cada estudiante puede valorar su capacitación en la unidad correspondiente.
Pruebas de evaluación continua(PEC)
Son actividades propuestas por el profesorado y que cada estudiante deberá remitirle solucionadas. Estas actividades implican la puesta en escena de las diferentes capacidades y conocimientos utilizados hasta ese momento en el curso.

Evaluación

La evaluación de la asignatura se plantea por medio de diferentes mecanismos:
1. La autoevaluación que realizará cada estudiante durante el proceso de aprendizaje por medio de la evaluación inicial, los ejercicios y los ejercicios de autoevaluación, ya que todas estas actividades incorporan las soluciones correspondientes.
2. La evaluación por parte del profesorado mediante la valoración de las pruebas de evaluación continua. Estas actividades son obligatorias y serán propuestas por el profesor o la profesora, que las corregirá individualmente conforme se vaya avanzando en los conocimientos del curso.
3. La evaluación por parte del profesorado del trabajo final. Antes de finalizar el curso, cada estudiante deberá entregar el trabajo final, que consistirá en presentar un informe con la explotación de los datos y conclusiones del estudio realizado en las actividades de evaluación continuada.
La evaluación final del curso se obtendrá a partir de las calificaciones de las actividades de evaluación continua y el trabajo final.

Bibliografía

A continuación presentamos la bibliografía consultada que ha sido utilizada como herramienta de consulta para idear, elaborar y organizar estos módulos.
Casanovas, A y Cuatrecasas, Ll. (2003). Logística empresarial. Gestión 2000.
Drucker, P. (2006). La práctica del management. Harper Collins Publishers.
Fisher, R. y Ury, W. (2011). Obtenga el sí: el arte de negociar sin ceder. Ediciones Gestión 2000.
Heredia, N.L. (2013). Gerencia de compras: La nueva estrategia competitiva. ECOE Ediciones.
Kraljic, P. (1983). "Purchasing must become Supply Management". Harvard Business Review.
Monczka, R.M.; Handfield, R.B.; Ginipero, L.C.; Patterson, J.L., y Walters, D. (2009). "Purchasing and Supply Chain Management". Seng Lee Press.
Porter, M. (2009). Ser competitivo. Deusto Ediciones.
Santandreu Capdevila, M.J. (2005). La compra y la gestión de materiales. Editorial Esade.
Winkler, J. (2007). Cómo negociar para mejorar resultados. Deusto Ediciones.